スマート書記（現Otolio）の料金はいくら？料金体系を分かりやすく解説

スマート書記の料金はどう決まるか

スマート書記の料金体系は、「固定の月額プランを選ぶ」方式ではありません。利用人数・月間の文字起こし時間・オプション要件の3つの変数によって総額が変わるため、公式サイトでも「ご利用人数にあわせてお見積り」と案内されています。

料金を理解するうえで最も大切なのは、「ライセンス料＋AIパック費用」という2つの費用区分をきちんと分けて考えることです。ライセンス料は利用するID数に応じてスライドし、AIパックは文字起こしや要約のボリュームに応じて選択します。この構造を把握しておくだけで、見積もり依頼時のやり取りが格段にスムーズになります。

料金の変動に関わる主な要素は、主に次の4点です。

この4点が事前に整理できていると、見積もりの精度と速度が大きく変わります。それぞれについては後の章で詳しく解説します。

月額費用を構成する要素

スマート書記の月額費用は、大きく「基本使用料（ライセンス料）」と「AIパック費用」の2つで成り立っています。参考情報として、複数のレビューサイトや紹介記事では基本使用料10,000円/月〜、AIパック15,000円/月〜という数値が掲載されています。ただし価格は改定される可能性があるため、最新情報は必ず公式サイトでご確認ください。

会議の作業フローで考えると、費用の発生タイミングが見えやすくなります。

初期費用は無料とされており、まずライセンス料だけで基本的な録音・文字起こし・編集・共有の機能を利用できます。AIパックは「月間の文字起こし時間が足りないとき」または「自動要約・清書・要点抽出のAIアシスト機能を使いたいとき」に追加するかたちです。

見積もりが必要になる理由

「なぜ定額プランで価格が決まらないのか」と疑問に感じる方もいるでしょう。理由は明確で、利用人数や月間の文字起こし利用時間、必要なAIモデルやオプション（API・SSOなど）によって適切な構成が変わるためです。

会議の多い部署だけに導入する場合と、全社展開する場合とでは、必要なライセンス数もAIパックの容量も大きく異なります。「利用人数」「月間会議時間」「セキュリティ要件」の3点を事前に整理しておけば、見積もり依頼を1回で通しやすくなります。

スマート書記の料金体系におけるライセンスとAI機能

コストパフォーマンスを正しく判断するには、「ライセンス料だけで十分な使い方なのか」「AIパックを付けると何が変わるのか」を区別して理解することが重要です。

基本ライセンスで利用できる機能の範囲

公式サイトによると、基本ライセンスには以下の機能が含まれています。

Web会議はZoom・Microsoft Teams・Google Meet・Cisco WebexなどすべてのWeb会議ツールに対応しており、アプリ連携なしで1台の端末から参加者全員の音声を録音できます。つまり会議ツールを問わず同じ運用フローで使えるため、複数のツールを使い分けている組織でも混乱が生じにくい構造です。

AIオプションで増える業務効率化の幅

AIパックを追加すると、大きく2つの価値が加わります。

1つ目は文字起こし時間の延長です。ライセンス料に含まれる文字起こし時間の上限を超えた場合でも、AIパックを購入することで継続して利用できます。

2つ目はAIアシスト機能です。具体的には「自動要約」「清書」「要点抽出」が利用可能になります。会議後に担当者が手作業で行っていた「議事録の整形・要約・アクション項目の抽出」といった作業がAIによる下書きに置き換わるため、議事録作成の時間を大幅に短縮できます。

ただし、公式の生成AI利用ガイドラインには「処理結果はAIによって自動的に生成されますが、それが常に正確であることを保障しません」という方針が明記されています。AI要約は「下書き」として活用し、最終確認は必ず人が行うという運用ルールを社内で設けておくことをおすすめします。

スマート書記の追加費用が出やすいポイント

「最初の見積もりより実際の費用が膨らんでしまった」という事態を防ぐために、追加費用が発生しやすいパターンを事前に把握しておくことが重要です。

文字起こし時間の利用枠を超えるパターン

最も発生しやすいのが、月間の文字起こし利用時間が想定を超えるケースです。次のような状況が重なると、想定より早く利用枠に達することがあります。

文字起こし時間が不足した場合は、AIパックを購入することで延長できます。初月は小さめに始め、実績データをもとに翌月の容量を調整するアプローチも有効です。月間の想定文字起こし時間に対して1.2〜1.5倍の余裕を持たせて見積もっておくと、繁忙期の不足を防ぎやすくなります。

参加者が増えるパターン

費用に直結するのは、実際に録音や編集を担当するライセンス対象者の数です。会議に参加するだけの人員と、実際に録音・文字起こし・編集を担当する人員では、ライセンスの扱いが異なる場合があります。

公式では「ご利用人数にあわせてお見積り」と案内されているため、具体的なロール設計を整理したうえで問い合わせることをおすすめします。

PoC（概念実証）段階では最小構成から始め、効果確認後に段階的に拡大する方法が、初期コストを抑えるうえで有効といえるでしょう。

オプション要件が増えるパターン

法人導入では、セキュリティや運用要件によって追加オプションが必要になることがあります。公式のセキュリティページに記載されている機能として、次のものが提供されています。

また、API連携やSSO（シングルサインオン）が必要な場合も、オプション要件として見積もりに含める必要があります。見積もり依頼の前に「自社のセキュリティポリシーでどの機能が必要か」を情シス・総務部門と確認しておくと、見積もりのやり直しを防げます。

セキュリティ機能の詳細については、スマート書記のレビュー記事で詳しく解説しています。

スマート書記の費用対効果が出る企業の特徴

「月額費用が高いか安いか」よりも重要なのは、「投資した費用に対してどれだけのリターンが得られるか」という視点です。

議事録作成の工数が重い

会議後の議事録作成に1〜2時間かかっている、担当者が固定されて疲弊している、当日中に共有できていないといった状況が続いている企業では、スマート書記の導入効果が出やすいといえるでしょう。

たとえば、1回の会議に30分かかっていた議事録作成が10分程度に短縮された場合、月20回の会議であれば月400分（約6.7時間）の工数削減につながります。人件費換算での削減額とAIパック費用を比較すれば、回収シナリオが見えてきます。

検証方法として、14日間の無料トライアルを活用して「実会議3回分の作成時間のビフォーアフター」を測定することをおすすめします。

議事録の品質が担当者によってバラバラ

議事録の書き方が担当者ごとに異なると、「A担当のときは要点がわかりやすいが、B担当のときは何が決まったか分からない」という認識齟齬が生まれやすくなります。それが手戻りや確認コストにつながるケースは少なくありません。

用語登録・フィラー除去・自動話者分離・タイムスタンプといった機能を活用することで、誰が作成しても一定品質を保てる仕組みを整えやすくなります。

情報共有の遅れがビジネス損失になっている

欠席者のキャッチアップ、次アクションの確認遅れ、意思決定の遅れは「議事録が当日中に共有されない」ことで発生するビジネス損失です。特に意思決定のスピードが重要なプロジェクトや、複数拠点にまたがるチームでは、共有の遅れが大きなコストになり得ます。

「当日中に議事録を共有できるか」は、トライアル検証の重要な観点の一つです。検証時には「会議当日に共有できたか」「抜け漏れ確認にかかった時間」を記録しておくとよいでしょう。

スマート書記の導入前に整理しておくべき情報

利用人数の考え方と作成者と閲覧者の分類

まず「実際に録音・編集操作をする人」と「読むだけの人」を明確に分類してから問い合わせることをおすすめします。

会議本数と平均時間の算出方法

セキュリティと契約条件の要件整理

セキュリティ要件の確認は、見積もり依頼前に完了させておくことが重要です。スマート書記のデータは東京リージョンの国内データセンターに保管されており、国内保管の要件がある組織でも対応可能です。詳しいセキュリティ機能についてはレビュー記事をご覧ください。

加えて、生成AI利用ガイドラインの以下の点を社内規程に落とし込む観点も重要です。

機密情報を会議で扱っている場合、「その内容をAIに入力してよいか」という社内規程上の確認が必要です。このポイントを事前にクリアにしておくと、導入後の利用範囲をめぐる混乱を防げます。また、セキュリティチェックシートは公式サイトからダウンロード可能です。

よくある質問

AIパックなしのライセンス料だけでも実用的に使えますか？

録音・文字起こし・編集・共有といった基本的な機能はライセンス料に含まれているため、「文字起こしを人が確認・編集する」という運用であればAIパックなしでも使えます。AI要約や要点抽出などの自動化機能が不要なら、まずライセンス料のみで始めて、効果を確認してからAIパックを追加するという進め方もあります。

月の途中で文字起こし時間が足りなくなったらどうなりますか？

AIパックを追加購入することで利用を継続できます。初月は想定より多く使うケースが多いため、月間の想定文字起こし時間に対して1.2〜1.5倍の余裕を持たせた容量設計が安全です。繁忙期と閑散期で利用量が大きく変わる業種では、その波を事前に見込んでおくことが重要です。

10名のチームで使う場合、ライセンスは10本必要ですか？

全員がライセンス対象かどうかは役割によって異なります。録音・文字起こし・編集を担当するメンバーはライセンス対象ですが、議事録を閲覧するだけのメンバーは対象外になる可能性があります。「実際に操作する人数」と「読むだけの人数」を分けて整理してから見積もりを依頼すると、不要なライセンスを契約するミスを防げます。

同じ価格帯の他ツールと比べて、何が違いますか？

スマート書記の特徴として、全Web会議ツールに追加連携なしで対応できる点と、最大20名の話者分離に対応している点が挙げられます。一方、個人向けプランがなく法人・団体のみの提供のため、個人やフリーランスには向いていません。セキュリティ面ではISO27001取得・国内データセンター保管という点が、法人導入の審査通過を後押しします。

14日間のトライアル後、自動的に課金されますか？

公式情報では明示されていませんが、トライアル終了後の自動課金の有無と、継続する場合の手続き方法は事前に確認しておくことをおすすめします。デモ申し込み時にトライアルの条件と終了後の流れを担当者に確認しておくと、後から驚くことがありません。